「印鑑登録とは何か分からない」
「デジタルハンコとは何か知りたい」
上記のように悩まれている方はいらっしゃいませんか。

そこで、今回は印鑑登録について解説し、印鑑登録の共通ルールもご紹介します。
また、最近で流行しつつあるデジタルハンコに関してもご紹介しますので、ぜひ今回の記事を参考にしてくださいね。

 

□日本の印鑑文化について紹介します！

幼いころから家に当たり前のようにあった印鑑には、長い歴史があることをご存じでしょうか。
印鑑は、今から5000年前の紀元前のメソポタミアで生まれたとされています。
そこから世界中に広まり、中国から日本に渡りました。
日本最古の印鑑は北九州で発見された金印で、漢委奴国王と記されていたことは、歴史の教科書で知っていた方も多いのではないでしょうか。

そこから始まった日本での印鑑の文化について紹介します。
現在日本の印鑑の文化が、働き方改革の進行を妨げているとも言われています。
押印は商習慣で古くから自分自身の証明であり、その内容に責任を持つ証拠とされています。
特に、日本では、大切な書類や契約書には、印鑑を押さなければ受理されませんよね。

このような古くからの習慣によって在宅ワークが可能になった今でさえ、契約書などの決済のためだけに出社する必要がある状態なのです。
コロナでステイホームが強く呼びかけられている中でも、そのような日本文化によってハンコを押すだけの出勤が必要とされている場合も多いでしょう。

 

□印鑑登録について紹介します！

印鑑には古くからの歴史があり、日本にもその印鑑文化が根付いていることが分かりました。
それでは、私たちの生活では実際に、印鑑がどのように使われているのでしょうか。

先述の通り、大切な書類や契約書には、印鑑を押す必要がありますよね。
つまり、印鑑には存在意義があるということです。
それでは、いったいなぜ、印鑑は重要な場面で使えるのでしょうか。
印鑑登録制度の面から紹介します。

印鑑登録とは、ご自身が所有している印鑑を役所に登録することをいいます。
よく、実印という言葉を耳にしませんか。
実印とは、印鑑登録をした印鑑のことを指します。
これは、本人であることを証明するための手段として用いられており、以下のようなケースで使用されます。

・官公署での諸手続き
・公正証書の作成
・不動産の取引
・銀行からの借り入れ
・会社の立ち上げ

このような上記以外のケースでも使われ、重要性とともに使用頻度が高い印鑑ということがお分かりになると思います。
また、実印を使用する際には、印鑑のみだと本人になりすましているケースもあるので、印鑑証明書とセットでよく使われます。
この印鑑証明書は、印鑑登録を行なった後に役所から交付されます。

 

＊印鑑登録のタイミングとは？

印鑑登録は基本的に15歳を経過してからであれば、いつでも登録できます。
また、条件として成年被後見人ではないことが含まれていることも、注意する必要があります。
ここでは、印鑑登録を行うおすすめのタイミングをご紹介しますので、ぜひ参考にしてくださいね。
印鑑登録は個人の場合と法人の場合でタイミングが異なるので、確認しておきましょう。

まずは、個人の場合について解説します。
個人の場合、原則印鑑登録を行う必要はありません。
しかし、家や車を購入する際や実印が必要となるケースがあれば、印鑑登録をしておかなければなりません。
そのため、実印を要する時がある場合は、登録しておきましょう。

また、引っ越しする際も注意が必要です。
引っ越しする前の地域で印鑑登録をしていたとしても、引っ越し先の市役所で再度登録する必要があります。

次に、法人の場合について解説します。
法人の場合は商業登記法に基づいて、印鑑を登記所に提出する必要があります。
会社で重要な取引や契約を行う際に用いる印鑑であるため、デザインにも注意が必要です。

 

＊印鑑登録の共通ルールとは？

1つ目は、ゴム印を避けることです。
ゴム印は経年劣化しやすい特徴を持ち、変形してしまう恐れがあるので、ゴム印は必ず避けましょう。
また、プラスチックも変形するケースがあるので、避けておきましょう。

2つ目は、サイズを8から25ミリメートルの間に範囲内にしておくことです。
各自治体によって規定は異なりますが、大きすぎず小さすぎない範囲の印鑑を登録しましょう。

3つ目は、1人1本しか作成できないことです。
当然ですが、1人につき1本のみ実印を作成できます。
また、1本のハンコに複数人を登録することもできないので、注意する必要があります。
その人ごとに、異なる実印を持たなければなりません。

4つ目は、刻印内容に名前以外の文字を入れないでおくことです。
稀に印鑑の中にご自身の役職を刻印する方もいらっしゃいますが、実印では刻印できないことを確認しておきましょう。
必ず、住民票に記載されている氏名を刻印しましょう。

5つ目は、既製品を使用しないことです。
既製品は世の中に大量に出回っている印鑑であるため、実印にはふさわしくありません。

印鑑登録は地域によって規制が異なりますが、しっかりと確認しておきましょう。

□デジタルハンコのメリットやデメリットについて知っておこう！

ここまでは、印鑑登録とはどのようなものかを紹介しました。
登録のタイミングやルールについても紹介しました。
印鑑と印鑑登録の関係が分かり、印鑑の存在意義についての理解が深まったでしょう。

日本には印鑑の文化がある一方、近年のデジタルテクノロジーの進化により、デジタルハンコも使用されるようになっています。
デジタルハンコとは、簡単に言うと、パソコン上で使える印鑑のことです。
ここでは、デジタルハンコのメリットとデメリットについて紹介します。

まずは、デジタルハンコのメリットについてです。

1つ目は、スムーズに契約が進むことです。
デジタルハンコを使用することで、すべての契約書への印をパソコン上で行えることから作業効率が上がります。
今までは印をもらうために、パソコンで作った書類を印刷する必要がありましたが、その必要はありません。
印を押した後、次の人に共有フォルダー上で書類を送信できるため、圧倒的にスムーズに業務を行えるのです。

2つ目は、書類管理のしやすさです。
今まではすべてを紙媒体で契約をしており、紙を保管し管理するということは非常に大変でした。
大切な書類が何枚にもなり、過去の分を見返したくても簡単には見つからないということがあっては大変ですよね。
デジタルハンコの場合には書類も電子書類であることが多いので、コンパクトに収納が可能で検索するだけで簡単に過去の書類を確認できるというメリットがあるのです。

次に、デジタルハンコのデメリットについてです。

1つ目は、安全面についてです。
デジタルハンコは便利である一方でセキュリティの面が心配です。
デジタルハンコは本人が目の前で押すわけではないため、不正に使用されていても確認ができません。
どこでも手軽に使用できることが最大のメリットですが、いつ誰に不正に使用されているのかわからないと心配ですよね。

2つ目は、導入に費用が掛かることについてです。
まだ一般的に広く印鑑が使用されているため、デジタルハンコの導入にはコストがかかってしまう場合があります。
印鑑は印鑑購入時のみのお金で大丈夫ですが、デジタルハンコは購入時、システムの追加時、月額の使用料金といった携帯のように費用がかさんでしまいます。
また、受けるサービスによっても違うのでご自身で確認をとることが重要です。

＊印鑑の未来はどうなる？

ここまでは、デジタルハンコのメリットとデメリットについて紹介しました。
非常に便利である一方で、セキュリティ面が心配なデジタルハンコでしたね。
ペーパーレスや非対面、非接触が重要視されている世の中では、今後は印鑑が廃止されていくのでしょうか。
印鑑の未来について紹介します。

上記では印鑑の歴史や文化、デジタルハンコについて述べてきました。
今の世の中になり、さらに「印鑑の文化は時代に反している」と考えている人もいるかもしれません。
しかし、ビジネス契約の際に印鑑は非常に重要な役割をします。

印鑑文化のない国では本人であることの証明のために、重要な契約の際には第三者の立ち会いが必要です。
日本の場合は印鑑自体が第三者の役割を果たします。
これは、重要な書類で使用する印鑑は役所で登録しているものであるため、登録してある印鑑を使うことで第三者を呼ぶ必要がなく、契約は代理人でも可能なのです。
このようなことから印鑑の文化はこれからも続いていくでしょう。

 

□まとめ

この記事では、印鑑登録とデジタルハンコについて解説しました。
印鑑登録は必ず行う必要はありませんが、家や車の購入を検討している方には必要です。
また、デジタルハンコは契約がスムーズに進みやすいものの、安全面や導入費用面に課題があります。
そのため、印鑑の文化はまだまだ続くことが考えられるでしょう。