こんにちは、印鑑市場です。

リモートワークの必要性が高まっている今日ですが、完璧リモートワークとなると電子印鑑の普及が求められますよね。
そこで今回は電子印鑑のメリットやセキュリティー面についてご紹介します。

 

画像印鑑のメリットとは

＊時間と費用を削減できる

社外文章を郵送する際いくらくらいかかっているか意識したことはありますか。
直接郵送する場合を計算してみると、紙代1円、印刷代4円、封筒代3円、郵送代84円、で1通あたり合計92円かかっていることがわかります。
一方で電子印鑑だとそれらの出費が一切かかりません。

一見すると100円以下の大したことない金額に思えますが、それが100通、1000通となると新しい設備を導入することも、社員の給料を上げることもできますね。

又、郵送する場合にかかる時間は 印刷作業3分、捺印作業5分、再スキャン作業5分、封入・発送作業7分、で1通あたり合計20分 となっていますが電子印鑑だと捺印作業の3分と送信作業の3分かかりません。
捺印のためだけに印刷して、それを又再スキャンするという二度手間が省けるので、有限な時間と費用の両方を削減できますよ。

 

＊作業効率がアップ！

リモートワークにおいて効果を発揮しているのが、ハンコ出社が無くなるという点です。
実物の印鑑は保管場所まで行かなければ捺印ができません。
折角家で仕事ができるのに捺印作業をしに会社に出勤するのは、時間も労力ももったいないですよね。
電子印鑑なら、パソコンに印鑑データを保存しておけば良いので、ボタン一つで完了します。

インフルエンザや感染症が流行した際には、完全リモートで仕事を最後まで遂行できるので、感染リスクを完全に断ち切れますよ。

又、電子印鑑を使って承認を担当者に要求すれば、担当者が席を外していても承認作業を行えることも作業効率をアップできる理由になります。
承認時間を短くできるので、待ってる間その業務を終えられない、なんて状況になることがありません。

 

＊紙の使用量を減らせる

最近は環境問題対策としてペーパーレス化が推奨されていますが、ペーパーレスの効果はそれだけではありません。
まず大きなメリットとして、保管場所や保管方法に悩まされる必要がなくなります。
申請書などを処理が終わるまでの間ファイリングをしておく必要も、書庫などのスペースをわざわざ設けて保管しておく必要もなくなります。
机いっぱいに資料が山積みされて、雪崩が起こりそうになる危険性から解放されますよ。

また、資料がインターネットで一元管理されることや、資料が大幅に削減されることで 必要な資料をすぐに見つけられます。
紙の書類は、保管場所まで行って、ファイルを探して、その中から一枚一枚確認するという作業があり、数が多くなる大変ですよね。
その点電子化された書類は検索性が高いので、書類探しの時間をすべて業務に充てられ、結果的に仕事の能率もアップします。

他にも捺印の失敗や印鑑を紛失する心配がないので、ストレスフリーに捺印作業を行えます。

 

画像印鑑のデメリットとは

＊押印した書類の悪用や電子印鑑複製のリスクがある

単純な画像データを用いて作られた電子印鑑は、WordやPDFなどに利用すると、押印した人を特定できないため、セキュリティーに問題がないとは言い切れません。
また、実際にひとつひとつ彫って作られた印鑑と比較すると複製が容易です。
そのため、書類の回覧やアルバイトの雇用契約書などのようなセキュリティーを求めない場面でのみ使用するのがおすすめです。

一方で、高度なセキュリティー対策が施されている電子印鑑は、誰がいつ押印したか確認できる仕組みとなっています。
そのため、見た目は本物と見分けがつかないほど精巧に複製していたとしても、偽造したことが見抜けます。
正式な文章に押印する場合は、高度なセキュリティーが施された電子印鑑であるかをきちんと確認しましょう。

特に「電子印鑑を契約行為等に利用をしたい」という場合においては、セキュリティーがきちんと守られていることを証明するために、電子署名やタイムスタンプが必要となってきます。
これは自社だけでなく、相手先にも同様に電子印鑑を登録いただく必要も出てくるので注意が必要です。

 

＊電子印鑑の手配に手間や費用がかかる

無料で自前で作成したり用意したりする事も可能ですが、少なからず手間はかかります。
他には、有料の電子印鑑作成サービスなどもあります。

しかし、導入後の利益が見えない段階でコストをかけてまで導入することを決定するには、ハードルが高いと感じる方も多いのです。
以上より、電子印鑑は始めの導入段階のハードルが少々高いため、あまり業務のオンライン化が進んでいない企業や、電子印鑑の利便性を感じていない企業で導入するのには、若干の難しさがあるといえます。

しかし、先ほど説明した通り、画像印鑑導入のメリットは多いです。
最後に、無料で電子印鑑を作成する方法を解説しますので、是非最後までご覧ください。

 

電子印鑑の法的効力をご紹介！

印鑑はただ捺印しておけば良いというものではなく、本人確認や文書の安全性を証明する役割を果たすものです。
こういった電子印鑑の法的効力は有料なものと無料なもので違いがあります。
印影のスキャンや、フリーの電子印鑑作成ソフトで作った無料の電子印鑑も通常ならば実印と同等の法的効力を持っています。
ただし、簡単に複製できるとなると、だれでも、どこにいる人でもなりすまして押印できてしまうので、その面を考慮した法的効力の低下には要注意です。

一方、専用のサービスを利用して作る有料の電子印鑑は実印とほぼ同じ法的効力があります。
実物の印鑑と同じように、電子印鑑も有料、または高価なほうが法的効力が高くなるので、値段だけでなくその代償に得られるものを考慮して選ぶようにしてくださいね。

 

電子文書のセキュリティー面の課題とは？

単純な画像データを使っている電子印鑑は、WordやPDFなどに利用すると、押印した人を特定できないので安全性やセキュリティー面で不安が残ります。
もちろん、悪意を持って複製しようと思えばすることも難しくはありません。
書類の回覧やシャチハタ印鑑を押すような高いセキュリティーを求めない場面でのみ使用することがオススメです。

対して、高度なセキュリティー対策が施されている電子印鑑は、誰がいつ押印したか確認できる仕組みとなっているので、見た目は本物と見分けがつかないほど精巧に複製していたとしても、偽造したことが見抜けます。
正式な文章には高度なセキュリティーが施された電子印鑑であるか確認しましょう。

 

画像印鑑の作成方法とは？

ここまでで解説した通り、書類の回覧など高いセキュリティーを求めない場面での使用を目的とした画像印鑑なら、インターネット上で無料で作成することができます。
ここではその方法について段階ごとに解説します。

まず、印影画像を取り込みます。
紙面に押印した印影を、スマートフォン等で撮影、もしくはスキャナ等で画像を取り込み、名前を付けて保存してデータ化（jpeg、png、gif）します。
このとき、画像サイズが大きすぎるとシステム利用ができません。
画像サイズが512KBを超える場合は、圧縮してから処理に進みましょう。

次に、印影画像の透過処理を行います。
印影の画像データにより、文書の文字を隠すことがないように、背景の透過処理を行います。
この透過処理は、Microsoft社Windows10 に標準搭載されている「ペイント3D」を利用するのがおすすめです。

「ペイント3D」での透過方法は以下の通りです。

1．印影画像ファイルを「ペイント3D」にて開く
2．上部メニューから、「マジック選択」を選択
3．右側メニューから「削除」を選択し、透過処理したい箇所をクリックして不要な部分を削除する
4．必要作業が完了したら、画面右メニューの「完了」をクリック
5．プレビューが表示されたら、画面右メニューの「切り抜き（ハサミのマーク）」アイコンをクリック
6．印影部分の切り抜き完了

印影の透過が完了したら、それを使って新たな画像ファイルを作成します。
「新規作成」から、画面上側の「キャンバス」を選択し、画面右メニューの「透明なキャンバス」をオンにします。
その後、切り抜いた画像データを貼り付け、キャンバスのサイズを印影サイズに合わせて保存すれば完成です。

 

まとめ

以上、電子印鑑を使うメリットとセキュリティー面についてご紹介しました。
電子印鑑にも実印にもそれぞれメリットデメリットがあるので、当社のホームページを参考にするなどしてお選びくださいね
わからないことがありましたら、お気軽にお問い合わせください。